Как сдать документы в архив

Передача документов в архив требует соблюдения установленных правил и процедур. Рассмотрим пошаговый процесс сдачи документов в государственные и корпоративные архивы.

Подготовка документов для архива

Требования к оформлению дел

Физическое состояние документов

• Документы должны быть целыми, без повреждений
• Запрещается скрепление скобами или булавками
• Все листы должны быть развернуты и выровнены
• Подпись и печать должны быть читаемы

Оформление обложки дела

1. Укажите наименование организации
2. Название структурного подразделения
3. Индекс дела по номенклатуре
4. Заголовок дела
5. Даты документов в деле
6. Количество листов
7. Срок хранения

Порядок передачи документов в архив

Необходимые документы для передачи

• Описи дел постоянного хранения (2 экз.)
• Описи дел временного хранения (2 экз.)
• Акт о выделении к уничтожению (при наличии)
• Сопроводительное письмо
• Лист-заверитель на каждое дело

Сроки хранения документов

Типовые сроки

Особенности электронных документов

• Требуется опись электронных дел
• Необходима проверка читаемости файлов
• Обязательное наличие метаданных
• Требуется дублирование на разных носителях

Частые ошибки

1. Отсутствие полной описи
2. Нарушение сроков сдачи
3. Несоответствие оформления требованиям
4. Передача документов с истекшим сроком хранения