Что такое код договора

Код договора - это уникальный цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, присваиваемый документу для систематизации учета и быстрого поиска в базе данных организации. Рассмотрим его назначение и особенности.

Основные характеристики кода договора

Для чего используется код договора

• Быстрый поиск договора в электронной системе
• Ссылки на договор в сопутствующих документах
• Автоматизированный учет и отчетность
• Контроль сроков действия договоров
• Архивирование и хранение документов

Типичные элементы кода договора

1. Префикс (указывает на тип договора)
2. Порядковый номер
3. Год заключения
4. Код контрагента (опционально)
5. Код ответственного подразделения

Примеры структуры кодов

Как формируется код договора

• Автоматически - системой электронного документооборота
• Вручную - по установленному в организации стандарту
• Смешанный способ - частично автоматически, частично вручную

Важность правильного кодирования

Единая система кодирования договоров упрощает документооборот и снижает риск ошибок. При разработке системы кодов важно учитывать потребности всех подразделений организации и предусмотреть возможность расширения номенклатуры договоров.